Inventory ไม่ Accuracy!!

สาเหตุ อาจจะเกิดจาก……
1. เกิดจากบุคคล, ขาดระเบียบวินัย, Human Error
2. เกิดจากกระบวนการวางแผนจัดการไม่ดี ไม่มีความชัดเจน
3. ไม่มีระบบบันทึก Record System ที่ดี
4. เกิดจากความไม่ใส่ใจของพนักงาน หรือเจ้าหน้าที่

 ผลของ Inventory ไม่แม่นยำ

1. หาสินค้าไม่เจอ
2. เสียเวลาค้นหานาน
3. สินค้าสูญหาย
4. ขาดความน่าเชื่อถือ
5. สินค้าล้นคลัง
6. สินค้าขาดสต็อก

 ทำอย่างไรให้สินค้าคงคลังแม่นยำ ( Accuracy)

1. หาสาเหตุของปัญหาให้เจอว่าเกิดจากอะไร  คน หรือ กระบวนการทำงาน
2. หากเป็นที่กระบวนการ ก็จัดกระบวนการทำงานให้ชัดเจน ผู้ปฎิบัติงานมีความเข้าใจในหน้าที่อย่างดี
3. หากเป็นที่คนก็อาจจะต้องปรับทัศนคติ ฝึกอบรมให้มีความใส่ใจ มีระเบียบวินัยมากขึ้น
4. นับสินค้าบ่อยๆ หากพบว่าข้อมูลจริงกับที่บันทึกไม่ตรงกัน รีบหาสาเหตุและแก้ไข

wms_cycle count

“คุณโจ ตอนนี้ช่วงบอลโลก ผมอยากทราบว่า LCD 32 นิ้วในคลังมีกี่ตัว” ….เป็นคำถามสั้นๆแต่ใช้เวลานานในการหาคำตอบ

สาเหตุ
เพราะไม่ทราบจำนวนปัจจุบันของสินค้าในคลัง    เนื่องจากไม่มีกระบวนการที่บันทึกอย่างมีระบบตั้งแต่กระบวนการรับเข้า จัดเก็บ หรือเบิกจ่าย ซึ่งหากถามว่าการรู้จำนวนสินค้าในคลังสำคัญไหม คำตอบก็คือสำคัญมากเนื่องจากตัวเลขตัวนี้เป็นตัวบ่งบอกว่า จะต้องสั่งเพิ่มอีกเท่าไหร่ จะต้องรีบนำสินค้าออกอีกเท่าไหร่ จะต้องวางแผนการผลิตแค่ไหน ซึ่งตัวเลขตัวเดียวแต่มีผลต่อคนหลายฝ่าย

ทำอย่างไร ที่จะทราบจำนวนสินค้าในคลัง
คำตอบคือ ถ้าไม่ทราบจำนวน ก็ต้องนับ แต่การนับแต่ละครั้งก็ยุ่งยากเหลือเกิน บางครั้งต้องปิดคลังนับกันเลยทีเดียว  บางบริษัท นับปีละครั้ง บางบริษัท 2 ครั้งต่อปี แล้วจะนับอย่างไร

แก้ปัญหาโดยใช้การนับเป็นรอบหรือ Cycle Count
หลักการของ Cycle Count คือนับที่ละน้อยๆ แต่ทำทุกวัน ซึ่งจะช่วยให้เห็นจำนวนตัวเลขที่แท้จริงในคลังได้อย่างดียิ่งขึ้น    ทั้งนี้การนับบ่อยๆจะะช่วยให้พบความคลาดเคลื่อนของจำนวนสินค้าได้เร็วขึ้น  เช่นช่วยให้ทราบว่า สินค้าตัวไหนขาด ตัวไหนเกิน ตัวไหนเสื่อมคุณภาพหรือสินค้าหาย

 วิธีการทำ Cycle Count
1. แบ่งประเภทของสินค้าตามความสำคัญ (ABC Analysis)
สินค้า A หมายถึง  สินค้าขายดี ทำยอดมีความสำคัญมาก
สินค้า B หมายถึง สินค้สำคัญปานกลาง
สินค้า C หมายถึง สินค้ามีความสำคัญน้อย

ซึ่งการแบ่งประเภทความสำคัญนี้จะช่วยในการจัดลำดับความสำคัญในการจัดสรรคน เวลาไปดูแลได้

2. วางแผนการนับสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ  ซึ่งจะต้องนับทุกวัน แต่ไม่ต้องตกใจ นับทุกวันแต่วันละ 3-5 รายการ เลือกช่วงเวลาที่ว่างหน่อย พอนับไปได้สัก3-6 เดือนก็น่าจะนับได้ครบทุกรายการ ส่วนการวางแผนความถี่ในการนับ หากสินค้าไหนขายดี มีความสำคัญมาก เช่นสินค้ากลุ่ม A ก็นับบ่อยๆเช่น สัปดาห์ละ ครั้งหรือ 2-3 ครั้ง แต่ถ้าสินค้าไหนมีความสำคัญน้อยก็จัดรอบการนับให้ห่างเดือนละครั้งหรือ 3-6 เดือนครั้ง เพราะเราต้องการทราบสถานะปัจจุบันของสินค้าที่มีความสำคัญ

แค่นี้คุณก็สามารถหาคำตอบได้แล้ว ตอนนี้คุณมีสินค้าคงคลังเท่าไหร่

Did you Know !!!
Kasco WMS มีfeatures ที่ช่วยในการทำ Cycle Count ที่ช่วยให้การนับง่ายและสะดวกขึ้น  โดยสามารถวางแผนการทำล่วงหน้าได้โดยใช้เงื่อนไขการเลือกทำได้หลายปัจจัยเช่น เลือกนับตามกลุ่มสินค้า เลือกนับตามพื้นที่การจัด หรือ Zone จัดเก็บ เลือกนับตามมูลค่าสินค้าคงคลัง หรือเลือกนับเฉพาะรายการที่มีความเคลื่อนไหวเป็นต้น Kasco WMS สามารถรองรับการทำ Cycle Count โดยใช้อุปกรณ์ Mobile Computer ที่สามารถอ่าน Barcode หรือ RFID Tag ได้ หรือการทำ Cycle Count แบบManual ก็ได้

Warehouse Problem

 การแก้ปัญหา
หากแก้ปัญหาที่คน ก็ต้องบอกว่า พนักงานในคลังจะต้องมีระเบียบวินัยอย่างสูงในการปฎิบัติงานแต่ละProcess ในคลังสินค้า ไม่ว่าจะเป็นรับ(Receive) จัดเก็บ (Storage)และการจัดส่ง (Shipping) เรียกได้ว่าถูกต้องทุกขั้นตอน มีการบันทึกข้อมูลที่ถูกต้อง ซึ่งในความเป็นจริงอาจจะเกิดความผิดพลาด ( Human Error) ได้     

 ส่วนหนึ่งของการการแก้ปัญหาเพื่อลด Human Error คือการนำระบบบริหารจัดการคลังสินค้า หรือ WMS Warehouse Management System เข้ามาควบคุมการทำงานอีกครั้ง (Cross check )เพื่อลดความผิดพลาด  

 ระบบบริหารคลังสินค้า (WMS) ช่วยแก้ปัญหาการหาได้อย่างไร
1. กระบวนการรับสินค้า (Receiving) :
 ระบบ WMS  สามารถ Reserveพื้นที่ หรือจองพื้นที่ให้ล่วงหน้าเพื่อช่วยในการวางแผนการใช้พื้นที่ในคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะคลังสินค้าบางที่ไม่มีระบบที่ดี เมื่อรับสินค้าเข้าคลังก็เอาไปตามใจชอบ สุดท้ายก็จำไม่ได้ว่า นำไปเก็บไว้ที่ไหน 

2. กระบวนการจัดเก็บ(Put Away):
 ระบบ WMS สามารถ แนะนำตำแหน่งที่เหมาะสมในการจัดเก็บ และมีการยืนยันตำแหน่งการจัดเก็บที่ถูกต้อง
Manual  : โดยผู้ตรวจสอบเซ็นอนุมัติ หลังจากตรวจสอบว่าจัดเก็บในตำแหน่งนั้นจริง
Barcode Scanner : โดยการยิง Barcode Scanner ในตำแหน่งที่จัดเก็บจริง 

ซึ่งตรงนี้จะช่วยในการconfirm ตำแหน่งจัดเก็บอย่างถูกต้อง ซึ่งจะช่วยลดปัญหาการหาของไม่เจอได้ 

3.  กระบวนการเบิก (Picking ):
ระบบ WMS จะมีระบบ Search เพื่อช่วยในการค้นหาได้อย่างง่ายดาย แค่กรอกเงื่อนไข ระบบก็สามารถค้นหาสินค้าให้เอง ไม่ว่าจะเป็นการเบิกแบบ FIFO , LIFO, FEFO หรือสามารถกำหนดเอง

 หมายเหตุ
การที่คลังสินค้าจะให้ข้อมูลหรือ Report ให้กับฝ่ายต่างๆได้จะต้องมีระบบบริหารจัดการคลังสินค้าหรือ ซอฟแวร์ WMS (Warehouse Management System )มาช่วยในการเก็บข้อมูล
   

………………………………………………………………………………………………..
2. คลังสินค้าแต่ก่อน : เก็บสินค้าอย่างเดียว
    คลังสินค้าวันนี้ : ลดต้นทุนการผลิตและขนส่ง
    เช่นการรีดยาง 1 แผ่น วันหนึ่งรีดยางได้ 10 แผ่น เก็บไว้ระยะหนึ่ง 10 วันได้ 100 แผน่น วิ่งรถ 1 รอบไปส่งโรงงานประหยัดค่าขนส่ง ถ้าไม่มีคลัง กรีดยางได้ 10 แผ่นก็ต้องวิ่งส่งทุกวัน สิ้นเปลืองมากกว่า  

………………………………………………………………………………………………..
3. คลังสินค้าแต่ก่อน : เก็บสินค้าอย่างเดียว
    คลังสินค้าวันนี้ : สร้างมูลค่าเพิ่ม Value Added
   เช่น การRe-Pack สินค้า, การบรรจุสินค้าใหม่, การติดฉลากใหม่ เช่นนำเอาสินค้ามาจัดเป็น Set เช่น Gift Set ที่มี สบู่ ยาสีฟัน ผ้าเช็ดหน้า รวมกันเป็น 1 Set  

หมายเหตุ
ระบบ WMS : จะมีFeature ในการจัด Set หรือจะเรียก Bom ( Bill of Material ) เพียงแค่กรอกข้อมูลว่าต้องการ Set ไหน ระบบจะมี Lists ของส่วนประกอบให้
………………………………………………………………………………………………..
4. คลังสินค้าแต่ก่อน : รับสินค้าเข้าอย่างเดียว
    คลังสินค้าวันนี้ : เป็นที่เก็บสินค้าและศูนย์กระจาย
ศูนย์กระจายช่วยให้สินค้าถึงมือลูกค้าอย่างรวดเร็ว ประหยัดค่าขนส่ง เช่นหากต้องการส่งของจากกรุงเทพไปอุดรอาจจะต้องใช้เวลาเป็นวันๆ กว่าของจะถึงมือลูกค้า แต่ถ้าเรามีศูนย์กระจายที่ขอนแก่นจะช่วยลดระยะเวลาการขนส่งไปได้มาก  

Distribution Center : DC

………………………………………………………………………………………………..
4. คลังสินค้าแต่ก่อน : จัดเก็บสินค้าอย่างเดียว
    คลังสินค้าวันนี้ : จะต้องมีการหมุนเวียนสินค้าเข้าและออก
    จะต้องมีการหมุนเวียนสินค้าเข้าและออกเช่น การกำหนดระยะเวลาการกำหนดสินค้าแต่ละประเภทว่าจะเก็บ 15 วัน , 1 เดือน แล้วแต่นโยบาย

Double Handling!! ปัญหาคลังสินค้าข้อที่ 1

 ปัญหาที่1 : การคีย์ข้อมูลซ้ำ (Double Handling) ระหว่างแผนกจัดซื้อ (บัญชี) และแผนกคลังสินค้า
แนวทางแก้ปัญหา : ใช้การImport ข้อมูลที่ฝ่ายจัดซื้อเป็นผู้เตรียม เข้าระบบ WMS

ปกติแล้วคลังสินค้าจะทำงานต่อเนื่องกับฝ่ายจัดซื้อ โดยทางจัดซื้อจะมีเอกสารที่แสดงรายละเอียดของใบจัดซื้อ หรือ เรียกว่า P/O ในเอกสารนี้ก็จะประกอบด้วยข้อมูลหลักๆ คือ

P/O no. : เลขที่ใบสั่งซื้อ
P/O Date : วันที่สั่งซื้อ
Owner : เจ้าของสินค้า
Supplier : ผู้ขายสินค้า
รายการสินค้า และปริมาณ
ETA : วันที่คาดว่าจะมาส่ง

Ex Purchase-Order

ทางคลังสินค้ามีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อจะได้เตรียมรับสินค้าเข้าคลังและ เตรียมพื้นสำหรับการจัดเก็บจึงทำให้ต้องInput ข้อมูลเข้าระบบคลังสินค้า ปัจจุบันมีการ Input ข้อมูลเข้าระบบโดย

 1. พนักงานคลังสินค้า คีย์ข้อมูลเข้าระบบเอง
แผนกคลังสินค้าจะ Input ข้อมูลเข้าระบบโดยการคีย์ข้อมูลเข้าเอง ซึ่งเสียเวลาและเป็นการทำงานซ้ำซ้อน

2.  Import เข้าระบบบริหารจัดการคลัง WMS
Import ข้อมูลจากระบบบัญชีเข้า WMS ซึ่งจะช่วยให้พนักงานคลังไม่ต้องคีย์ข้อมูลเข้าระบบเอง ประหยัดเวลา และมีความถูกต้องเพิ่มขึ้น (ข้อมูลที่ Import เข้าระบบจะเป็นเพียงข้อมูลตั้งต้นให้กับคลังสินค้า )

หมายเหตุ  ข้อมูลที่ Import อาจจะเป็น Text file หรือ format ที่ตกลงกัน
(ที่มาของปัญหาและแนวทางในการแก้ปัญหา เกิดจากประสบการณ์ที่ Kasco IT ได้มีโอกาสได้เข้าไปเป็นที่ปรึกษาและ Implement  โปรแกรมบริหารจัดการคลังสินค้า ( Kasco WMS)  ซึ่งมีความเป็นไปได้ว่า ปัญหาเดียวกัน ท่านอาจจะมีแนวทางแก้ไขที่แตกต่าง)

www.youtube.com/watch?v=tPIQpKi_-Ko

Pick to light  ถ้าแปลกันตามตัวก็คือ Pick ตามความหมายของ Logistics แปลว่าหยิบ    Light แปลว่า แสง
Pick to light ก็แปลว่าหยิบตามแสง  ซึ่งหมายความว่า หากเห็นแสงไฟกระพริบในตำแหน่งใด ผู้ปฎิบัติงานจะต้องไปหยิบสินค้านั้นๆ ตามจำนวนที่ระบบสั่งให้หยิบ (ระบบ หมายถึง ระบบบริหารคลังสินค้าหรือ WMS) หากหยิบเสร็จ จะมีการกดปุ่มเพื่อยืนยันการหยิบ แสงไฟก็จะดับลง บริษัทชั้นนำหลายๆแหล่งเช่น โตโยต้า,  Seven ก็นำเทคโนโลยีนี้ไปใช้ในคลัง

 Pick to light ใช้ได้กับสินค้าอะไร

• สินค้าที่เป็น ชิ้น เป็นอัน หรือ แกะกล่อง
• สามารถใช้ร่วมกับวิธีการหยิบประเภท Wave, Zone and Batch Picking

แล้วมันดียังไง 

• รวดเร็ว เพราะแสงจะเป็นตัวบอกตำแหน่งการหยิบสินค้า ทำไม่ผู้หยิบไม่ต้องเสียเวลาค้นหา
• ง่ายและถูกต้อง
• Paperless เพราะไม่ต้องพิมพ์ใบสั่งงานหยิบสินค้า
• ราคาไม่แพง
• ใช้งานร่วมกับโปรแกรม WMS

กลุ่มอุตสาหกรรมไหนเลือกใช้ Technology นี้กัน

• ธุรกิจค้าปลีก (Retail)
• ธุรกิจขายตรง (Direct Marketing)
• ธุรกิจ อุปกรณ์ไฟฟ้า (High Tech Electronics)
• ธุรกิจความสวยงาม Health & Beauty
• สินค้าขายประเภท Catalog
• ธุรกิจเพลง และสื่อ (Music/Publishing)
• เวชภัณฑ์ (Pharmaceutical)
• รถยนต์ อะไหล่ Automotive)
• คอมพิวเตอร์ (Computer
• เครื่องดื่ม (Liquor Distribution)
• ผู้ผลิต( Manufacturing)
• ร้านสะดวกซื้อ (Grocery & Convenience)

Ref : Thank you  for images  from Atop Technologies

Kasco WMS

 WMS : พระเอกตัวจริง !!!!
ระบบ WMS / Warehouse Management System หรือ บ้านเราเรียกว่า ระบบริหารจัดการคลังสินค้า เรียกย่อๆ ว่า WMS  โดยทั่วไป WMS จะช่วยในการบริหารจัดการคลัง  เริ่มตั้งแต่การรับสินค้าเข้า การจัดเก็บ และสิ้นสุดด้วยการเบิกสินค้า  ซึ่งถามว่าหากไม่มี WMS เรายังสามารถบริหารคลังของเราได้เองไหม คำตอบก็คือ ได้ ถ้าการบริหารคลังที่มีอยู่ถูกวางระบบได้อย่างเป็นระเบียบ ความผิดพลาดเกิดขึ้นน้อย และไม่มีปัญหาที่เป็นประเด็นหลัก  เพราะส่วนใหญ่การนำระบบเข้าไป มักจะนำเข้าไปเพื่อแก้ปัญหาบางอย่าง  หรือ นำเข้าไปช่วยเรื่องบางเรื่องที่คนเองก็จำไม่ไหว ( เช่นระบบ QC)         

 โดยพื้นฐานแล้วก่อนจะนำระบบเข้าไปใช้หรือ Implement ก็มักจะมีการตั้งสมมุติฐาน คาดเดาว่า WMS ทำสิ่งนั้นสิ่งนี้ได้จริงหรือเปล่า ทางคาสโกเอง ในฐานะเป็นผู้พัฒนาระบบ WMS  ก็โดนคำถามเหล่านี้อยู่บ่อย ๆเลยอยาก จะใช้พื้นที่ตรงนี้ตอบคำถามเหล่านั้น      

1. WMS จะช่วยลด inventory ได้จริงหรือไม่
คำตอบ สามารถทำได้
เนื่องจากระบบ WMS จะมีรายงานหลายตัวที่ช่วยในการพยากรณ์ (Forecasting) สินค้าในคลัง เช่น
รายงานสินค้าไม่เคลื่อนไหว  (Death Stock)  ทำให้ผู้ดูแลคลังทราบว่าตอนนี้มีสินค้าตัวที่ไม่เคลื่อนไหว และส่งรายงานนี้ไปให้ทางผู้ที่เกี่ยวข้องจัดการต่อ ทำให้จำนวนสินค้าในคลังลดลงง
รายงานสินค้าต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ   ทางผู้ดูและคลังไม่จำเป็นต้องสั่งสินค้าเข้ามาเกินความจำเป็น  ระบบ WMS มีระบบ Alert เตือนเมื่อสินค้ามีจำนวนต่ำกว่าจุดสั่งซื้อและรายงานอื่นๆอีกหลายๆมุมเรียกได้ว่า 360 องศาเลยทีเดียว
       

2. WMS จะช่วยลดการพึ่งพิงความสามารถเฉพาะบุคคลได้จริงหรือไม่
คำตอบ สามารถทำได้
กระบวนการทำงานในคลังสินค้าส่วนใหญ่แถบจะเลี่ยงไม่ได้เลยที่จะอาศัยความชำนาญของเจ้าหน้าที่ที่ปฎิบัติงาน ไม่ว่าจะเป็นความจำที่ดีเลิศว่า สินค้าตัวนี้อยู่ตรงไหน หรือว่า สินค้าชนิดนี้เก็บที่ไหน หรือควรจะไปจัดเก็บที่ไหนถึงจะเหมาะสม เรียกได้ว่า 365 วัน เจ้าหน้าที่จะไม่สามารถขาด ลา มา สาย ได้เลย ตัว wms เองถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยให้การทำงานง่าย สะดวก ทุกๆอย่างจึงถูกสร้างไว้พร้อมทำงานหมดแล้ว เช่น Kasco WMS เองก็มีfunction ที่ช่วยให้ผู้ที่เข้ามาใหม่ ยังจำlayout ในคลังไม่ได้ เราก็สร้างตัวช่วยที่เรียกว่า Virtual Warehouse ที่ยกเอาคลังสินค้ามาไว้บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ และสามารถดูตำแหน่งการจัดเก็บได้จากหน้าจอคอมพิวเตอร์         

virtual warehouse : Kasco IT

3. WMS จะเสริมความสามารถในการจัดเก็บ
เนื่องจาก WMS มีFunction ที่เรียกว่า System Directed Put away ทำให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพ โดยระบบจะมีการกำหนดว่า สินค้าประเภทนั้นๆจะมีกระบวนการจัดเก็บอย่างไร        

4. WMS จะช่วยเพิ่มการบริการให้แก่ลูกค้า
5. WMS จะช่วยเพิ่มความถูกต้องแก่ inventory