หาของไม่เจอ !! ปัญหา(Classic) คลังสินค้าข้อที่ 3

สาเหตุ
ปัญหาของการหาสินค้าไม่เจอคงจะไม่ใช่เป็นปัญหาในตัวกระบวนการหาเอง (Picking Process) แต่กลับเป็นผลพวงจากกระบวนการก่อนหน้านี้มากกว่า   ซึ่งกระบวนการพื้นฐานในคลังสินค้ามีดังนี้ คือ การรับ (Receive) การเก็บ (Storage) การหา (Picking) การจัดส่ง (Shipping)  โดยเฉพาะการนำไปเก็บ (Put Away) ถ้าเก็บเป็นที่เป็นทาง เป็นระเบียบหาได้ง่าย มีการให้ข้อมูลของตำแหน่งที่เก็บสินค้าอย่างถูกต้องแม่นยำ ปัญหาดังกล่าวคงจะไม่เกิดขึ้น ตอนเอาเข้าไปเก็บนั้นไม่เท่าไร แต่ตอนเอาออกมานั่นสิ ไม่ง่ายเท่าไร เพราะไม่มีข้อมูลตำแหน่งของสินค้าที่ถูกต้อง ทำให้การตัดสินใจในการไปหาจะต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากกว่าที่ควรจะเป็น  สุดท้ายอาจจะหาไม่เจอ 

Warehouse Problem

 การแก้ปัญหา
หากแก้ปัญหาที่คน ก็ต้องบอกว่า พนักงานในคลังจะต้องมีระเบียบวินัยอย่างสูงในการปฎิบัติงานแต่ละProcess ในคลังสินค้า ไม่ว่าจะเป็นรับ(Receive) จัดเก็บ (Storage)และการจัดส่ง (Shipping) เรียกได้ว่าถูกต้องทุกขั้นตอน มีการบันทึกข้อมูลที่ถูกต้อง ซึ่งในความเป็นจริงอาจจะเกิดความผิดพลาด ( Human Error) ได้     

 ส่วนหนึ่งของการการแก้ปัญหาเพื่อลด Human Error คือการนำระบบบริหารจัดการคลังสินค้า หรือ WMS Warehouse Management System เข้ามาควบคุมการทำงานอีกครั้ง (Cross check )เพื่อลดความผิดพลาด  

 ระบบบริหารคลังสินค้า (WMS) ช่วยแก้ปัญหาการหาได้อย่างไร
1. กระบวนการรับสินค้า (Receiving) :
 ระบบ WMS  สามารถ Reserveพื้นที่ หรือจองพื้นที่ให้ล่วงหน้าเพื่อช่วยในการวางแผนการใช้พื้นที่ในคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะคลังสินค้าบางที่ไม่มีระบบที่ดี เมื่อรับสินค้าเข้าคลังก็เอาไปตามใจชอบ สุดท้ายก็จำไม่ได้ว่า นำไปเก็บไว้ที่ไหน 

2. กระบวนการจัดเก็บ(Put Away):
 ระบบ WMS สามารถ แนะนำตำแหน่งที่เหมาะสมในการจัดเก็บ และมีการยืนยันตำแหน่งการจัดเก็บที่ถูกต้อง
Manual  : โดยผู้ตรวจสอบเซ็นอนุมัติ หลังจากตรวจสอบว่าจัดเก็บในตำแหน่งนั้นจริง
Barcode Scanner : โดยการยิง Barcode Scanner ในตำแหน่งที่จัดเก็บจริง 

ซึ่งตรงนี้จะช่วยในการconfirm ตำแหน่งจัดเก็บอย่างถูกต้อง ซึ่งจะช่วยลดปัญหาการหาของไม่เจอได้ 

3.  กระบวนการเบิก (Picking ):
ระบบ WMS จะมีระบบ Search เพื่อช่วยในการค้นหาได้อย่างง่ายดาย แค่กรอกเงื่อนไข ระบบก็สามารถค้นหาสินค้าให้เอง ไม่ว่าจะเป็นการเบิกแบบ FIFO , LIFO, FEFO หรือสามารถกำหนดเอง

แต่ก่อนคลังสินค้า หรือคนทั่วไปจะเรียกว่าโกดัง ไม่ค่อยมีใครเห็นความสำคัญ หน้าที่หลักๆเป็นแค่เก็บสินค้า เก็บของ เป็นฝ่ายรับจากการผลิต หรือ จากการสั่งซื้อเท่านั้น แต่ระยะหลังกระแสการตื่นตัวเรื่องลดต้นทุนมาแรง หลายบริษัทก็มองหาว่าจะลดอะไรได้บ้าง ดูไปดูมา ก็ไม่พ้นเรื่องสินค้าคงคลังเพราะถือว่าเป็นของที่มีค่า เป็นหัวใจของบริษัท ลองมาดูว่าความสำคัญของคลังสินค้าวันนี้กับแต่ก่อนแตกต่างกันมากอย่างไร
………………………………………………………………………………………………..
1. คลังสินค้าแต่ก่อน : เก็บสินค้าอย่างเดียว
    คลังสินค้าวันนี้ : เก็บสินค้า และเป็นศูนย์กลางข้อมูล�
    นอกจากจะเก็บสินค้าแล้วจะต้องมีข้อมูลกลับไปให้ฝ่ายต่างๆ เพื่อช่วยกระตุ้นการขาย เช่นข้อมูลสินค้าขายดี ข้อมูลสินค้าข้างสต็อก ข้อมูล สินค้าเข้าบ่อย ออกบ่อยเป็นต้น   

 หมายเหตุ
การที่คลังสินค้าจะให้ข้อมูลหรือ Report ให้กับฝ่ายต่างๆได้จะต้องมีระบบบริหารจัดการคลังสินค้าหรือ ซอฟแวร์ WMS (Warehouse Management System )มาช่วยในการเก็บข้อมูล
   

………………………………………………………………………………………………..
2. คลังสินค้าแต่ก่อน : เก็บสินค้าอย่างเดียว
    คลังสินค้าวันนี้ : ลดต้นทุนการผลิตและขนส่ง
    เช่นการรีดยาง 1 แผ่น วันหนึ่งรีดยางได้ 10 แผ่น เก็บไว้ระยะหนึ่ง 10 วันได้ 100 แผน่น วิ่งรถ 1 รอบไปส่งโรงงานประหยัดค่าขนส่ง ถ้าไม่มีคลัง กรีดยางได้ 10 แผ่นก็ต้องวิ่งส่งทุกวัน สิ้นเปลืองมากกว่า  

………………………………………………………………………………………………..
3. คลังสินค้าแต่ก่อน : เก็บสินค้าอย่างเดียว
    คลังสินค้าวันนี้ : สร้างมูลค่าเพิ่ม Value Added
   เช่น การRe-Pack สินค้า, การบรรจุสินค้าใหม่, การติดฉลากใหม่ เช่นนำเอาสินค้ามาจัดเป็น Set เช่น Gift Set ที่มี สบู่ ยาสีฟัน ผ้าเช็ดหน้า รวมกันเป็น 1 Set  

หมายเหตุ
ระบบ WMS : จะมีFeature ในการจัด Set หรือจะเรียก Bom ( Bill of Material ) เพียงแค่กรอกข้อมูลว่าต้องการ Set ไหน ระบบจะมี Lists ของส่วนประกอบให้
………………………………………………………………………………………………..
4. คลังสินค้าแต่ก่อน : รับสินค้าเข้าอย่างเดียว
    คลังสินค้าวันนี้ : เป็นที่เก็บสินค้าและศูนย์กระจาย
ศูนย์กระจายช่วยให้สินค้าถึงมือลูกค้าอย่างรวดเร็ว ประหยัดค่าขนส่ง เช่นหากต้องการส่งของจากกรุงเทพไปอุดรอาจจะต้องใช้เวลาเป็นวันๆ กว่าของจะถึงมือลูกค้า แต่ถ้าเรามีศูนย์กระจายที่ขอนแก่นจะช่วยลดระยะเวลาการขนส่งไปได้มาก  

Distribution Center : DC

………………………………………………………………………………………………..
4. คลังสินค้าแต่ก่อน : จัดเก็บสินค้าอย่างเดียว
    คลังสินค้าวันนี้ : จะต้องมีการหมุนเวียนสินค้าเข้าและออก
    จะต้องมีการหมุนเวียนสินค้าเข้าและออกเช่น การกำหนดระยะเวลาการกำหนดสินค้าแต่ละประเภทว่าจะเก็บ 15 วัน , 1 เดือน แล้วแต่นโยบาย

Double Handling!! ปัญหาคลังสินค้าข้อที่ 1
หากใครเคยทำงานเกี่ยวข้องกับคลังสินค้า ไม่ว่าจะเป็นระดับหัวหน้า Warehouse Supervisor, IT Manager,  Operation หรือแม้แต่ Checker  ก็คงจะเจอปัญหาดังต่อไปนี  บางปัญหาอาจจะตรงใจใครหลายคน บางปัญหาท่านอาจจะยังไม่เคยเจอ แต่ทั้งนี้และทั้งนั้น Kasco IT แค่อยากshare ประสบการณ์ ในฐานะผู้ที่เจอปัญหาเหล่านี้บ่อยๆและคอยแก้ปัญหาเหล่านี้อยู่ทุกวัน หวังว่า ความรู้และประสบการณ์ทางด้านการ Implement ซอฟแวร์บริหารคลังสินค้าของ Kasco IT คงช่วยท่านได้มองเห็นปัญหาและแนวทางการแก้ปัญหาได้อย่างชัดเจนขึ้น

 ปัญหาที่1 : การคีย์ข้อมูลซ้ำ (Double Handling) ระหว่างแผนกจัดซื้อ (บัญชี) และแผนกคลังสินค้า
แนวทางแก้ปัญหา : ใช้การImport ข้อมูลที่ฝ่ายจัดซื้อเป็นผู้เตรียม เข้าระบบ WMS

ปกติแล้วคลังสินค้าจะทำงานต่อเนื่องกับฝ่ายจัดซื้อ โดยทางจัดซื้อจะมีเอกสารที่แสดงรายละเอียดของใบจัดซื้อ หรือ เรียกว่า P/O ในเอกสารนี้ก็จะประกอบด้วยข้อมูลหลักๆ คือ

P/O no. : เลขที่ใบสั่งซื้อ
P/O Date : วันที่สั่งซื้อ
Owner : เจ้าของสินค้า
Supplier : ผู้ขายสินค้า
รายการสินค้า และปริมาณ
ETA : วันที่คาดว่าจะมาส่ง

Ex Purchase-Order

ทางคลังสินค้ามีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อจะได้เตรียมรับสินค้าเข้าคลังและ เตรียมพื้นสำหรับการจัดเก็บจึงทำให้ต้องInput ข้อมูลเข้าระบบคลังสินค้า ปัจจุบันมีการ Input ข้อมูลเข้าระบบโดย

 1. พนักงานคลังสินค้า คีย์ข้อมูลเข้าระบบเอง
แผนกคลังสินค้าจะ Input ข้อมูลเข้าระบบโดยการคีย์ข้อมูลเข้าเอง ซึ่งเสียเวลาและเป็นการทำงานซ้ำซ้อน

2.  Import เข้าระบบบริหารจัดการคลัง WMS
Import ข้อมูลจากระบบบัญชีเข้า WMS ซึ่งจะช่วยให้พนักงานคลังไม่ต้องคีย์ข้อมูลเข้าระบบเอง ประหยัดเวลา และมีความถูกต้องเพิ่มขึ้น (ข้อมูลที่ Import เข้าระบบจะเป็นเพียงข้อมูลตั้งต้นให้กับคลังสินค้า )

หมายเหตุ  ข้อมูลที่ Import อาจจะเป็น Text file หรือ format ที่ตกลงกัน
(ที่มาของปัญหาและแนวทางในการแก้ปัญหา เกิดจากประสบการณ์ที่ Kasco IT ได้มีโอกาสได้เข้าไปเป็นที่ปรึกษาและ Implement  โปรแกรมบริหารจัดการคลังสินค้า ( Kasco WMS)  ซึ่งมีความเป็นไปได้ว่า ปัญหาเดียวกัน ท่านอาจจะมีแนวทางแก้ไขที่แตกต่าง)

Pick to light Technology ที่ Seven เลือกใช้
httpv://www.youtube.com/watch?v=tPIQpKi_-Ko

Pick to light  ถ้าแปลกันตามตัวก็คือ Pick ตามความหมายของ Logistics แปลว่าหยิบ    Light แปลว่า แสง
Pick to light ก็แปลว่าหยิบตามแสง  ซึ่งหมายความว่า หากเห็นแสงไฟกระพริบในตำแหน่งใด ผู้ปฎิบัติงานจะต้องไปหยิบสินค้านั้นๆ ตามจำนวนที่ระบบสั่งให้หยิบ (ระบบ หมายถึง ระบบบริหารคลังสินค้าหรือ WMS) หากหยิบเสร็จ จะมีการกดปุ่มเพื่อยืนยันการหยิบ แสงไฟก็จะดับลง บริษัทชั้นนำหลายๆแหล่งเช่น โตโยต้า,  Seven ก็นำเทคโนโลยีนี้ไปใช้ในคลัง

 Pick to light ใช้ได้กับสินค้าอะไร

• สินค้าที่เป็น ชิ้น เป็นอัน หรือ แกะกล่อง
• สามารถใช้ร่วมกับวิธีการหยิบประเภท Wave, Zone and Batch Picking

แล้วมันดียังไง 

• รวดเร็ว เพราะแสงจะเป็นตัวบอกตำแหน่งการหยิบสินค้า ทำไม่ผู้หยิบไม่ต้องเสียเวลาค้นหา
• ง่ายและถูกต้อง
• Paperless เพราะไม่ต้องพิมพ์ใบสั่งงานหยิบสินค้า
• ราคาไม่แพง
• ใช้งานร่วมกับโปรแกรม WMS

กลุ่มอุตสาหกรรมไหนเลือกใช้ Technology นี้กัน

• ธุรกิจค้าปลีก (Retail)
• ธุรกิจขายตรง (Direct Marketing)
• ธุรกิจ อุปกรณ์ไฟฟ้า (High Tech Electronics)
• ธุรกิจความสวยงาม Health & Beauty
• สินค้าขายประเภท Catalog
• ธุรกิจเพลง และสื่อ (Music/Publishing)
• เวชภัณฑ์ (Pharmaceutical)
• รถยนต์ อะไหล่ Automotive)
• คอมพิวเตอร์ (Computer
• เครื่องดื่ม (Liquor Distribution)
• ผู้ผลิต( Manufacturing)
• ร้านสะดวกซื้อ (Grocery & Convenience)

Ref : Thank you  for images  from Atop Technologies